Združenie vedie zoznam svojich členov, ktorý sa využíva za účelom organizovania činnosti združenia, výberu členských poplatkov, zasadania jeho orgánov ako aj informovania členov o činnosti združenia. Združenie vedie tiež zoznam uchádzačov o členstvo, ktorí podali prihlášku na členstvo v združení.
Aké údaje spracúvame, na akom právnom základe, na aký účel a ako dlho:
Kategórie údajov
Titul, meno, priezvisko, adresa príp. tiež dátum narodenia, emailová adresa a telefónne číslo, príp. iných kontaktných údaje, informácie o poplatkoch a ich úhrade a o účasti na zasadnutiach orgánov a podujatiach Združenia ako aj zoznam členov jednotlivých Kolpingových rodín.
Účely spracúvania:
- Vedenie zoznamu členov združenia, prijímanie nových členov
- Organizovanie činnosti združenia a jeho orgánov, zasadanie orgánov združenia, volenie členov orgánov
- Výber a evidencia členských poplatkov
- Informovanie členov o činnosti združenia a jeho aktivitách
- Uplatňovanie, obhajovanie a preukazovanie právnych nárokov združenia voči členov
- Archivácia, vedecký výskum či štatistické účely.
Právny základ
Právnym základom spracúvania osobných údajov uchádzačov je pre účely podľa bodov 1 – 3 vyššie článok 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, existencia členského vzťahu člena združenia, ako aj zákonné povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia teda evidovanie členov združenia v súlade so zákonom združovaní občanov.
Pre účely podľa bodu 4 a- 5 je právnym základom čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia, teda existujúci oprávnený záujem združenia na dodržiavaní stanov, informovaní členov združenia o jeho aktivitách ako aj uplatňovaní, obhajovaní a preukazovaní právnych nárokov skupiny.
Pre účel 6 je právnym základom v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa, vyplývajúcej najmä zo zákona 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.
Doba spracúvania
Na účely 1 až 4 sú osobné údaje spracúvané počas trvania členstva člena združenia prípadne pokiaľ ide o údaje uchádzača o členstvo alebo dobrovoľnícke aktivity, počas trvania takéhoto vzťahu so združením. Na účely podľa bodu 5 sú údaje spracúvané do uplynutia premlčacej doby súkromnoprávnych nárokov, teda po dobu najviac 4 roky od skončenia vzťahu dotknutej osoby a združenia. Na účely podľa bodu 6 je doba spracúvania určená úložnou lehotou záznamu, vplývajúcou zo zákona alebo registratúrneho poriadku.
Námietka
Dotknuté osoby majú právo namietať voči spracúvaniu svojich osobných údajov na účel podľa bodu 4 a 5.
Prenosy
Osobné údaje neprenášame mimo územia členských štátov Európskej únie ani medzinárodnej organizácii
Ďalšie práva
Dotknuté osoby majú ďalšie práva uvedené v časti 4 tejto informácie.